Оплата корпоративного телефона
Порядок заключения договоров на оказание услуг мобильной связи определен в разделе II Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 25 мая 2005 г. № 328. По договору оператор мобильной связи предоставляет организации определенное количество абонентских номеров (сим-карт) и периодически выставляет счета на оплату переговоров.
Для контроля за расходованием средств целесообразно разработать правила пользования служебными мобильными телефонами. В них можно установить: - лимит расходов на служебные телефонные переговоры;
- запрет на ведение личных телефонных переговоров;
- порядок возмещения расходов на оплату личных переговоров и т.п.
При выдаче сим-карт сотрудников нужно ознакомить с этими правилами под подпись. На основании этих правил, организация может квалифицировать ведение личных переговоров как нанесение материального ущерба и удерживать с сотрудников соответствующие суммы (ст. 232 ТК РФ).
НДФЛ, страховые взносы и налог на прибыль
Расходы на сотовую связь и оплату служебных переговоров с корпоративного телефона не облагаются НДФЛ, а также взносами на обязательное социальное страхование. Сумма таких затрат учитывается при налогообложении прибыли.
Расходы на сотовую связь и оплату личных переговоров, не возмещенная сотрудниками, является их доходом в натуральной форме (п. 2 ст. 211 НК РФ). Такие затраты при налогообложении прибыли не учитывают. Независимо от того, какую систему налогообложения применяет организация, с этого дохода нужно рассчитать НДФЛ. Сумму налога удержите при выплате сотруднику любых денежных сумм (п. 4 ст. 226 НК РФ).
На стоимость личных переговоров сотрудников нужно начислить взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. Это связано с тем, что данная выплата рассматривается как оплата за сотрудника услуг. Такие выплаты работодатель осуществляет в рамках трудового договора. Кроме того, они не включены как в закрытый перечень выплат, не облагаемых взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование, так и в закрытый перечень выплат, не облагаемых взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. Бухгалтерский учет
Расходы на сотовую связь включите в состав затрат по обычным видам деятельности (п. 5 и 7 ПБУ 10/99). В бухучете расчеты с оператором мобильной связи отразите на счете 60 »Расчеты с поставщиками и подрядчиками».
В зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник и какие функции он выполняет, начисление затрат на сотовую связь отразите проводкой:
Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 60 – отражены расходы на сотовую связь (на основании документов, предъявленных оператором связи).
Расплачиваться с оператором связи организация может деньгами или с помощью карт экспресс-оплаты (п. 43 и 44 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 25 мая 2005 г. № 328).
Оплату услуг мобильной связи по безналичному расчету отразите проводкой:
Дебет 60 Кредит 51 – оплачены услуги мобильной связи.
Помимо служебных организация может оплатить и личные переговоры сотрудников. Если сотрудники не возмещают эти затраты, включите их в состав прочих расходов (п. 11 ПБУ 10/99). Эти операции отражают записями:
Дебет 73 Кредит 60 – отражена стоимость личных телефонных переговоров, не подлежащая возмещению за счет сотрудников;
Дебет 91-2 Кредит 73 – списана стоимость личных телефонных переговоров, не возмещаемых сотрудниками;
Дебет 70 Кредит 68 субсчет »Расчеты по НДФЛ» – удержан НДФЛ, рассчитанный со стоимости личных телефонных переговоров, не подлежащей возмещению за счет сотрудников (при выплате очередной зарплаты);
Дебет 91-2 Кредит 69 – начислены страховые взносы со стоимости личных телефонных переговоров, не подлежащей возмещению за счет сотрудников.
Если сотрудники возмещают стоимость личных переговоров, сделайте проводку:
Дебет 73 Кредит 60 – отражена стоимость личных телефонных переговоров, подлежащая возмещению за счет сотрудников;
Дебет 70 Кредит 73 – удержана из зарплаты сотрудника стоимость личных телефонных переговоров. Использование личного телефона
При использовании в работе собственного мобильного телефона сотрудник вправе получить два вида выплат: - компенсацию за использование личного имущества (телефонного аппарата) или доход от сдачи его в аренду организации;
- возмещение стоимости служебных звонков.
Такой порядок установлен статьей 188 Трудового кодекса РФ.
НДФЛ, страховые взносы и налог на прибыль
Независимо от того, какую систему налогообложения применяет организация, компенсация расходов на оплату служебных переговоров с личного телефона не облагается:
- НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ);
- взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (письмо Минздравсоцразвития России от 6 августа 2010 г. № 2538-19);
- взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).
При возмещении стоимости служебных звонков организация должна быть готова документально обосновать тот факт, что переговоры с личного телефона велись в служебных целях. Для этого понадобится детализация телефонных звонков, которую может предоставить оператор сотовой связи. Это подтвердит производственный характер и экономическую обоснованность переговоров. Бухгалтерский учет
В бухучете начисление компенсации расходов на оплату служебных переговоров отразите по кредиту счета 73 »Расчеты с персоналом по прочим операциям».
В зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник и какие функции он выполняет, при начислении компенсации сделайте запись:
Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 73 – начислена компенсация расходов на оплату служебных переговоров с личного телефона.
Как подтвердить расходы на мобильную связь
Выдача корпоративных сим-карт
Допустим, руководство решило приобрести для сотрудников корпоративные сим-карты. Естественно, расходы на мобильную связь тут будет нести сама компания. Чтобы их обосновать, надо иметь минимальный комплект документов. В их числе: договор с оператором связи, приказ руководителя с перечнем работников, которым нужны корпоративные сим-карты, и детализированные ежемесячные отчеты. Если у вас все это есть, можете рассчитывать, что проверяющие не придерутся к расходам. Чиновники это подтверждают в письме Минфина России от 5 июня 2008 г. № 03-03-06/1/350.
И вот что важно. В приказе руководителя обязательно предусмотрите лимиты, в пределах которых компания готова оплачивать разговоры. Тогда определять, какие именно звонки были сделаны в служебных целях, а какие в личных, не потребуется. Все переговоры в пределах установленного директором лимита можно считать обоснованными.
А если директор разрешает сотрудникам разговаривать за счет компании по корпоративным картам без ограничений? Тогда во избежание споров с налоговиками в приказе уточните, что разговоры с таких сим-карт вообще не нормируются. Расходы на роуминг
Наши сотрудники разговаривают по сотовому телефону в зарубежных поездках или выполняя служебные задания в других регионах страны. Разумеется, тут возникают дополнительные затраты на роуминг. Они входят в состав стоимости услуг сотовой связи. Однако к таким расходам часто придираются налоговые инспекторы. Они считают такие затраты неподтвержденными. Чтобы избежать споров с инспекторами, мы прикладываем дополнительные документы.
Для этой цели подойдут приказы о направлении работников в командировку и командировочные удостоверения. Эти бумаги подтвердят обоснованность оплаты услуг роуминга. Ведь абонент находился вне места основной работы.
В случае споров с инспекторами судьи могут встать на сторону налогоплательщика. Так, в постановлении ФАС Московского округа от 9 июля 2008 г. № КА-А40/5861-08 судьи решили, что роуминг – не самостоятельная услуга. А значит, подтверждать расходы на мобильную связь в роуминге нужно в обычном порядке. Подтверждающие документы
Чтобы уверенно признать расходы на мобильную связь, обзаведитесь максимальным количеством подтверждающих документов. Во-первых, сделайте список должностей, занимая которые работники не могут обходиться без сотовой связи. Из этого документа должно быть видно, почему вы позволяете сотрудникам пользоваться мобильной связью. Например – разъездной характер работы. Или если у них нет стационарного телефона. Такой перечень обязательно утвердите приказом руководителя. Во-вторых, у вас должен быть договор с оператором на предоставление услуг сотовой связи. В-третьих, лучше запрашивайте у оператора связи счета с расшифровкой звонков. За такой комплект документов ратуют и чиновники (письмо Минфина России от 23 июня 2011 г. № 03-03-06/1/378).
Дополнительно имейте в виду, что вам может понадобиться и первичка. С ее помощью вы сможете доказать ревизорам, что услуги связи действительно были оказаны. А также стоит зафиксировать факт того, что работникам необходимо пользоваться сотовой связью, в их должностных инструкциях.
Заранее подготовьте бумаги, которые послужат дополнительным аргументом того, что переговоры работников по мобильным телефонам имели производственный характер.
В частности, это могут быть договоры с контрагентами, справки о состоянии взаиморасчетов. Наконец, просто деловая переписка. В таком случае не страшно, если инспектор вдруг будет проверять детализированные отчеты на предмет того, в служебных ли целях были звонки по сотовому.
Кстати, ревизоры не вправе требовать от компании отчеты, о чем конкретно говорили ваши сотрудники по телефону. Это признали сами налоговики еще в письме МНС России от 22 мая 2000 г. № ВГ-9-02/174.
| 
